サイレントオークションを開く(準備編)

義援金集めのために企画したチャリティーイベントについてです。
4月の上旬に2回サイレントオークションを実施しました。

サイレントオークションとは、アメリカではよくある形の慈善活動の形でオークションの一種です。出品物の前に置いた紙に競り値を書き込んでいくというオークションの方法です。
これは実際に出品したアンティークの食器ですが、この出品物の前に下図のBid Paper(入札票とでも訳すのかな)を置きます。

a bid paper

その商品が欲しい場合、すぐに買える値段(Buy-it-now price)に達するまで、前に書いた人の値段よりも高い値段をリストの上から書き込んでいき、オークション終了時刻に一番高い値を付けた人がその出品物を買うことができます。

サイレントオークションというのは日本人にはとりわけ聞き慣れない言葉ですが、アメリカでは、知人が病気になり多額の医療費が必要になったときとか、ローンが払えず家を出なくてはならなくなったりしたときなど、仲間内でこのようなイベントを企画しお金を集めること(Fundraising)が行われています。

オークションのメリットは
・欲しい人が多ければ多いほど品物につく価格が上がる
・現金以外の寄付を受けることができる(ショップは商品券を出品することによって、現金でない寄付ができる。またショップの宣伝にもなりうる。)

デメリットは、
・欲しい人がいない場合、品物自体に値打ちはあっても相場より低い価格で売ることになる

実際にオークションをやってみて、不要なもの、各家庭に埋もれていた品物がそれが欲しい人の手に渡り、そしてその売上が寄付に行くというwin-win-winを目の当たりにすることができ本当にうれしかったです。

サイレントオークションをするための企画、出品物準備、会場の準備、当日の段階に沿ってto doリストを書いてみました。長くなったので会場の準備、当日については次のエントリにします。


<企画>
1. 日程、時間を決める
2.オークション会場を手配する

<出品物準備>
3. 出品物を募る
4. オークションリストを作る
5. Bid paperを出品物数印刷する
6. 出品物本体にNo.を付ける
7. 出品物をWebに公表する

項目ごとの詳細です。
1. 日程、時間を決める
私たちは土曜の主催、オープン時間は10:00-17:00としました。
イベントの日程は、会場との兼ね合いにもよりますが、地域の重要な催しにかぶらないように設定するべきです。
テネシーは共和党派で米国内でも比較的保守的な土地柄であるので、日曜の午前中は教会の時間です。家族揃って教会に行きます。(よってこの時間帯は芝刈りをしないというのも暗黙のルール)
よって、教会に行く時間帯にかぶらないようにするためにもイベントは土曜日の主催ということはなんとなく決まっており、時間は10:00-5:00までとしました。

2. オークション会場を手配する
私たちは幸運にも近くの大学のギャラリーと教室を無料で借りることができましたが、ここが企画段階で一番困難なポイントなのではないかと思います。
候補としては図書館、教会、ローカルカフェ、レストランとあると思います。国籍を問わず、長年その土地に住んでいるローカルの方々が非常に大きな助けになってくれますので、日ごろから付き合いを深めておくといいですね。

3. 出品物を募る
このサイレントオークションのために、アーティストからは絵、レストランからはディナー券、マッサージ屋からは無料券、一般の方からお持ちの絵・アート作品などを寄付頂きました。
方法ですが、主に3つあると思います。

  • 実際にお店に出向く
  • ローカルメディアに告知を載せてもらう
  • 個人のネットワークを活かす

・実際にお店に出向く
多くのローカルレストランにGift Certificate(商品券)を寄付頂きました。
オークションのチラシと共に、地道にローカルのレストラン、個人経営のスーパーなどに行き
「今度チャリティーのためのサイレントオークションをやるのだが、Gift Certificateを寄付してくれないか?」
例:We will host a silent auction for Japan on this weekend. Would you donate a gift certificate for us?
とオーナーに話し、うまく行くと商品券がもらえます。
もし聞いてOKならチラシもお店に貼ってもらいましょう。

・ローカルメディアに告知を載せてもらう
地元新聞社が随分と紙面を割いてイベントを告知してくれました。小さな媒体であればある程成功率も高いと思うので、ダメ元でもメディアに接触してみる価値があると思います。この近辺は高齢者の割合が多いので新聞の影響力が大きく、新聞を見た住民の方から絵や置き物など多くの寄付品を頂きました。

・個人のネットワークを活かす
「出品物を集めている」ということを口コミで広めてもらい、人づてに様々な寄付品が集まりました。顔が見えるとぐっと信頼度が増します。
私も少ないながらも今まで知り合った方にメールを送り、出品物の寄付をお願いして、地元のローカルアーティスト、大学のアート分野の教授や、タンデムのJohnさんを通じてNYのアーティスト、Hooper Turnerさんから絵を寄付頂きました。

4. オークションリストを作る
出品物の管理になります。
非常に面倒な作業ですが、オークションリストは上述のBid paper(入札票)を作るために必要です。フォーマットはこちらを参考にどうぞ。

item no# 出品物連番
Item    出品物についての簡単な説明
Donor   (任意)寄付者
Address  (任意)寄付者の住所
emai    (任意)寄付者のメールアドレス
$ Value  入札を開始する価格
Buy it now price 即売価格(目安は開始価格の4倍)
Solicitor  手配した人(誰がその出品物について知っているか)

私たちはGoogle Documentを使って誰からも更新できるようにしましたが、出品物の量が増えるにつれてこの作業が最も大変になりました。

5. Bid paperを出品物数印刷する
Bid paper(入札票)が無いと出品物が売れませんので、非常に重要です。
エクセルで作ったオークションリストから差し込み印刷で印刷して作りました。
Bid paperのフォーマットはこちらです。
右上の四角の中にItem No.が入ります。
オークションエキスパートのアメリカ人の方は普通のプリント紙ではなく、ちょっと厚めのしっかりした紙を勧めていました。確かにその方が高級感出ます。

6. 出品物本体にNo.を付ける
これも出品物管理のために重要です。
絵や置物など大小様々な出品物ですが、これらにテープでItem No.を付けます。
目立たたない場所に、マスキングテープで付けると跡がつきません。

7. 出品物をWebに公表する
サイレントオークションでは、どんな出品物が出るのか事前にWebで公開するのが一般的なようです。
Picasaウェブアルバムを使いました。

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